Etika & Teknik Menulis Surat Elektronik (Email) Formal

panduan cara menulis email formal

Kecepatan, kemudahan, fleksibilitas dan biaya lebih murah menjadi alasan kebanyakan orang mulai berpindah dari surat biasa (Kertas) ke surat elektronik (Email). Karena surat biasa adalah sebagian besar surat formal, maka ketika menggunakan media pengganti (surat elektronik) tentu anda harus memperhatikan juga kaidah-kaidah formal layaknya menulis pada surat kertas.

Kepada Siapa Saja Anda Harus Menulis Surat Formal?

Jika tujuan anda hanya sekedar untuk bergurau atau menyapa kerabat, maka tak perlu menulis surat elektronik dalam format yang begitu formal. Lebih baik menyapa mereka melalui jalur telepon, sms, atau sosial media. Namun ketika anda akan berurusan dengan sebuah perusahaan, lembaga pemerintahan, lembaga swadaya masyarakat, atau organisasi lainnya. Disitulah penggunaan format surat elektronik yang formal mutlak digunakan.

Subject Haruslah Singkat dan Jelas

Biasanya calon penerima surat elektronik anda adalah orang-orang yang sibuk. Menerima ratusan bahkan ribuan surat elektronik setiah harinya. Mereka mungkin tidak punya waktu yang cukup untuk membuka semua surat elektronik yang masuk. Dalam kondisi seperti ini, orang-orang cenderung hanya akan membaca subject email saja sebelum memutuskan untuk membukanya. Anda punya kesempatan untuk menarik perhatian mereka pada lima kata pertama dalam subject.
Menulis surat elektronik formal tanpa melengkapi kolom subject merupakan sebuah tindakan fatal, Ada kemungkinan sekitar 80% surat elektronik anda akan diabaikan.

Baca Juga : Etika Hidup di Zaman Modern

Gunakan Salam yang Sopan

Sesaat setelah penerima membuka surat elektronik anda, hal pertama yang mereka lihat adalah salam. Pastikan anda menggunakan salam yang sopan. Misalnya, “Kepada Yth.” “Salam Hormat” dan hindari menggunakan salam seperti “halllo Bro..” “Hai..” dll. atau surat elektronik anda akan berakhir di Trash.

Rujuklah Komunikasi Sebelumnya (Jika ada)

Jika anda pernah berkomunikasi sebelumnya melalui surat elektronik atau media lain, atau mungkin sempat bertatap muka. Jangan lupa untuk merujuk moment itu sebagai sebuah permulaan untuk menarik perhatian penerima. Misalnya: “Berdasarkan kesepakatan yang pernah kita buat pada tanggal 10 juni 2011”

Pembukaan Tidak Bertele-tele

Hargai waktu pihak yang akan menerima surat elektronik anda. Jangan membuat mereka membaca terlalu banyak kalimat yang tidak penting. Misalnya: “Perusahaan kami bergerak di bidang penulisan artikel untuk media online…”

Latar Belakang yang Membuat Mereka Berpikir “Saya Membutuhkan Orang/Lembaga ini”

“Seperti yang anda ketahui, persaingan website pada 10 tahun terakhir ini sangatlah ketat, Banyak website-website baru bermunculan dengan konten-konten menarik dan update.” itu adalah contoh surat elektronik yang dikirim oleh sebuah agency penulisan artikel kepada pemilik website.

Tujuan Yang Jelas

To the point aja, Jangan Malu-malu. karena dunia formal adalah dunia yang membutuhkan kejelasan. Contohnya seperti ini: “Saya menulis surat ini untuk menyusun jadwal pertemuan dengan Manager Marketing perusahaan anda pada tanggal 24 juni 2017 di..”

Ingatkan Penerima Jika Anda Menambahkan Attachment

Sebuah pengingat Attachment haruslah berada di akhir surat elektronik sebelum bagian salam penutup. Contoh: “Bersama surat elektronik ini saya sertakan attachment berisi Company Profile kami”

Kalimat Penutup Bersifat Positif

Jika anda menggunakan penutup seperti “Jika anda tidak membalas surat elektronik ini dalam waktu dua minggu maka kami akan mengirimkan email susulan” maka yakinlah alamat email anda akan diblokir dari server email mereka. Kata penutup haruslah bersifat positif seperti: “Kami menunggu kabar baik dari anda”.

Salam Penutup

Salam penutup tentunya harus formal dan sopan seperti “Regards,” “Salam,”

Full Signature Block

Jika melewatkan bagian ini, surat elektronik yang anda kirimkan akan terlihat tidak profesional. Full signature Block berisi nama lengkap, jabatan saat ini, nama lembaga, alamat kantor, nomor telepon, website.

struktur penulisan surat elektronik ( email ) formal indonesia
struktur penulisan surat elektronik ( email ) formal indonesia